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Términos específicos del producto

Última modificación: 26 de febrero de 2021

 

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Por favor lee con detenimiento estos términos.

Los términos específicos de los productos de MERO buscan resaltar algunos temas importantes del uso de nuestros productos. Forman parte integral de los Términos de Servicio. Si estás usando alguno de los productos y servicios descritos a continuación, los términos correspondientes a estos productos te aplican. Periódicamente actualizamos esta página con versiones revisadas de estos términos en www.merosystem.com. Por favor verifica esta página para información actualizada.

CONTENIDO:

1. Definiciones

Información de contacto: Corresponde al nombre, correo electrónico, número telefónico, usuarios, y otra información similar enviada por los visitantes a nuestra página web para el Servicio de suscripción o cargada por ti en el Servicio de suscripción.

 

Módulo de gestión de información: Permite cargar, almacenar y asegurar la información y sus anexos.

 

Módulo de analítica descriptiva: Basado en Microsoft Power BI©, permite crear visualizaciones sencillas, segmentadas por diferentes unidades de análisis (ej.: país, región, unidad de negocio) y analizar los datos con estadísticas descriptivas. No incluye analítica predictiva o prescriptiva.

 

Eventos: Son momentos de recolección y gestión de información. La información pasa por el flujo de diligenciamiento, revisión, aprobación y traducción. Estos son: anuales, trimestrales o mensuales. Cada evento tendrá apertura y cierre, en coordinación con el administrador, lo cual restringirá la posibilidad de ingresar datos al sistema.

 

Estándares o iniciativas: Corresponden a requerimientos de información por entidades externas o clientes internos. Tienen estructuras de datos definidas y, para la gestión de esta información en MERO, requieren una parametrización. Ejemplos: Dow Jones Sustainability Index (DJSI), Global Reporting Initiative (GRI), Carbon Disclosure Project (CDP), Sistema B, entre otros.

 

Parametrización y re-parametrización: es el proceso de identificación de estándares e iniciativas, construcción de un formulario único en MERO y definición de los flujos de aprobación (diligenciamiento, revisión y aprobación). La re-parametrización es el proceso de revisión y ajuste de la parametrización y se realiza anualmente.

Soporte incluido en los planes: Enfocado en la gestión de información y la usabilidad del sistema. Será un soporte de medio y no de resultado. Se realiza con un agendamiento previo. Las citas se harán virtuales, en horario laboral. Nota 1: El soporte tecnológico es aparte, está incluido en todos los planes (ver Acuerdo de nivel de servicio). Nota 2: Los servicios de consultoría se consideran aparte de este soporte y se enviará una propuesta independiente (ver Servicios de consultoría y otros).

 

API (Application Programming Interface): representa la capacidad de comunicación entre componentes de software. Se trata del conjunto de llamadas a ciertas bibliotecas que ofrecen acceso a ciertos servicios desde los procesos y representa un método para conseguir abstracción en la programación, generalmente (aunque no necesariamente) entre los niveles o capas inferiores y los superiores del software.

 

Versiones alfa o beta: son versiones preliminares en el ciclo de desarrollo del software. Una versión alfa es la primera versión completa del programa, la cual es enviada a los verificadores para probarla. Una versión beta representa generalmente la primera versión completa de un programa informático o de otro producto, que es posible que sea inestable pero útil para que sea considerada como una versión preliminar (preview) o como una preliminar técnica (technical preview [TP]).

2. Condiciones generales

2.1 Tarifas. La tarifa de suscripción permanecerá fija durante el plazo de suscripción a menos que:

(i) excedas los límites definidos para cada uno de los planes,

(ii) actualices productos o paquetes base,

(iii) te suscribas a funciones o productos adicionales,

(iv) a menos que acordemos algo contrario en el formulario de pedido.

 

2.2 Cambio de planes: Podrás incrementar las funcionalidades de tu plan al inicio de tu siguiente periodo de renovación. No podrás reducir las funcionalidades de tu plan, salvo que se genere un nuevo acuerdo de servicio.

 

2.3 Modificaciones: Podremos hacer cambios al módulo de gestión de información y adiciones a este producto, que podrían tener efectos sobre la funcionalidad de los servicios que proveemos durante el periodo de suscripción.

 

2.4 Sobre la información gestionada:

 

2.4.1 Exactitud de los datos: No brindamos ninguna garantía sobre la exactitud de los datos y/o anexos que se gestionen en MERO. La precisión de los datos y su veracidad serán entera responsabilidad del cliente, según los flujos de aprobación definidos.

 

2.4.2 Uso de la información: La información gestionada en este módulo no está destinada a ser utilizada como sistema de registro para informes o cumplimiento financiero, fiscal y de comisión de empleados. En caso de utilizarse para cumplimiento normativo, tu organización es responsable de garantizar la precisión y veracidad de los informes de información gestionada en este módulo. MERO no se hace responsable de multas o problemas con el cumplimiento normativo, ya que somos una herramienta de medio y no de resultado.

 

 

2.4.3 Resultados: No brindamos ninguna garantía sobre los puntajes o resultados de evaluaciones externas obtenidas con base en información gestionada en MERO. Tu organización es responsable de garantizar la precisión y veracidad de los informes basados en información gestionada en MERO.

 

2.4.4 Multas o sanciones: No brindamos ninguna garantía sobre multas o sanciones que pudieran derivarse de informes provistos con base en información gestionada en este módulo.

 

2.5 Sobre el alcance del módulo de analítica: Sobre el alcance del módulo de analítica: Los tableros del plan Esencial son predeterminados y se generarán dentro de las horas de soporte. Para los planes Plus y Premium, realizaremos una primera configuración del módulo analítico, una vez se cuente con datos estables en la base de datos de MERO. Para los planes Plus y Premium, realizaremos una primera configuración del módulo analítico, una vez se cuente con datos estables en la base de datos de MERO. Esta primera configuración resultará en un tablero de Power BI© básico de hasta 10 indicadores. Se podrán realizar un total de hasta 2 sesiones de ajuste de este tablero de 2 horas cada una, de forma virtual y cumpliendo las características descritas en los Servicios de soporte (ver sección Servicios de soporte). A partir de este momento, cualquier ajuste o tablero adicional que requiera el cliente, se descontará de las horas de soporte incluidas en los respectivos planes.

 

2.6 Re-parametrización: Si se renueva el servicio de suscripción, anualmente realizaremos un proceso de re-parametrización, que corresponde a la revisión y ajuste de la parametrización inicial de MERO (ver sección Implementación). Este proceso tomará como base los índices y estándares definidos al inicio del servicio de suscripción y dependerá del número de índices o estándares que se incluyen en el plan renovado. Este proceso parte de la premisa de que no hay cambios estructurales en la estrategia de la organización, cambios en sus focos estratégicos o replanteamiento de las prioridades de gestión y revelación de información.

 

La dedicación a esta re-parametrización será:

 

Para los clientes que se vincularon a Mero antes del 1ro de febrero de 2021: el equipo de soporte de MERO tendrá un límite de hasta 24 horas en total, en un periodo máximo de 1 mes calendario. Cualquier dedicación adicional, será descontada de las horas de soporte incluidas en los planes.  

 

Para clientes que se vincularon después del 1ro de febrero de 2021: cualquier ajuste a la parametrización será descontado de las horas de soporte incluidas en el plan seleccionado.

 

Para ambos casos, si el cliente requiere un proceso más profundo de revisión de la parametrización que supere el alcance mencionado anteriormente, ocasionado por cambios estructurales en la estrategia de la organización, cambios en sus focos estratégicos o replanteamiento de las prioridades de gestión y revelación de información, entre otras, se acordará el alcance y tarifas de este proceso como un servicio adicional.

 

2.7 Integraciones con APIs: La integración con APIs requieren un diagnóstico inicial, un trabajo conjunto con el equipo de Tecnología del cliente, y potencialmente la implementación de algunos desarrollos por parte del cliente para permitir la captura de la información existente en sistemas transaccionales de forma segura y adecuada. No nos hacemos responsables por cambios en las estructuras de datos o modificaciones realizadas por los clientes o los usuarios, que puedan generar conflictos en los desarrollos y limitar su capacidad de transmisión de los datos. Estas integraciones no estarán sujetas a las disposiciones del Acuerdo de nivel de servicio y su soporte se concertará de forma particular con cada cliente.

 

2.8 Excepciones sobre infraestructura tecnológica y software del cliente, y desarrollos adicionales: La modalidad de software as a service parte de la premisa de que el cliente no debe realizar gastos adicionales en desarrollo o infraestructura. Sin embargo, el cliente debe contar con sistemas actualizados y aptos para un adecuado funcionamiento de MERO, particularmente en las versiones de los navegadores. En algunos casos excepcionales el cliente deberá realizar desarrollos adicionales para garantizar la funcionalidad del sistema. MERO no se hace responsable por la actualización de los sistemas ni por el adecuado funcionamiento de estos desarrollos.

 

2.9 Recuperación de datos del cliente: Para el Módulo de gestión de información, si realiza una solicitud por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles posteriores a la finalización o vencimiento de su suscripción, le proporcionaremos acceso temporal al Servicio de suscripción para que lo recupere, o le proporcionaremos copias de todos los Datos del Cliente en nuestro poder o control. Si le brindamos acceso temporal a la cuenta, podemos cobrarle una tarifa de reactivación. Treinta (30) días después de la finalización o vencimiento de su Suscripción, no tendremos la obligación de mantener o proporcionarle los Datos del Cliente. Eliminaremos todos los Datos del cliente en nuestros sistemas o de otro modo bajo nuestro control, a menos que estemos legalmente prohibidos para hacerlo.

 

2.10 Información de MERO y datos de enriquecimiento. MERO Insights es una base de datos de información de la compañía que conTREEbute SAS recopila de fuentes públicas y de terceros. Se actualiza en tiempo real a medida que obtenemos nueva información. "Datos de enriquecimiento" se refiere a la información a nivel de empresa que podemos poner a su disposición, como parte de la base de datos de MERO Insights. Los datos de enriquecimiento no incluyen datos personales. No utilizamos los Datos del cliente para completar los Datos de enriquecimiento. Reconocerá los Datos de enriquecimiento en MERO, porque está marcado con un ícono de información gris (o resaltado de alguna otra manera), que al pasar el cursor, identifica que la propiedad está llena de la base de datos Insights de MERO. Estas propiedades pueden incluir información como el nombre de la empresa, la ubicación de la empresa y la dirección de la empresa. Si ponemos a su disposición los Datos de enriquecimiento, solo podrá usar esos Datos de enriquecimiento en relación con su uso del Servicio de suscripción. Podemos cambiar los Datos de enriquecimiento que proporcionamos, o suspender el suministro de Datos de enriquecimiento en cualquier momento con o sin previo aviso.

 

2.11 Prácticas de datos y aprendizaje automático. Podemos monitorear el uso del Servicio de Suscripción por parte de todos nuestros clientes y usar la información recopilada de manera agregada y anónima. Usted acepta que podemos usar y publicar dicha información, siempre que dicha información no incorpore ningún dato del cliente ni lo identifique. Para mayor claridad, los datos proporcionados a otros clientes o terceros solo serán de manera agregada y anónima. Utilizamos los Datos del cliente de forma anónima para el aprendizaje automático que admite ciertas características y funcionalidades del producto dentro del Servicio de suscripción.

 

2.12 Servicios alfa / beta. Si ponemos a su disposición el acceso alfa o beta a algunos o todos los Servicios de Suscripción (los "Servicios Alfa / Beta") disponibles para usted (i) los Servicios Alfa / Beta se proporcionan "tal cual" y sin garantía de ningún tipo, (ii) podemos suspender, limitar o finalizar los Servicios Alfa / Beta por cualquier motivo en cualquier momento sin previo aviso, y (iii) no seremos responsables ante usted por daños de ningún tipo relacionados con su uso de los Servicios Alfa / Beta. Si le informamos de términos y condiciones adicionales que se aplican a su uso de los Servicios Alfa / Beta, también se aplicarán. Podríamos requerir que su participación sea confidencial, y también podríamos solicitarle que nos envíe sus comentarios sobre su uso de los Servicios Alfa / Beta. Usted acepta que poseemos todos los derechos para usar e incorporar sus comentarios en nuestros servicios y productos, sin pago o atribución a usted.

 

2.13 Sitios y productos de terceros. Los sitios y productos de terceros no están bajo nuestro control. Cuando aplique, los sitios y productos de terceros se le proporcionan solo para su conveniencia, y la disponibilidad de cualquier sitio o producto de terceros no significa que respaldemos, respaldemos o garanticemos el sitio o producto de terceros.

 

2.14 Servicio al cliente. Todo lo relativo al servicio al cliente de MERO se regirá por las disposiciones establecidas en el Acuerdo de nivel de servicio, disponible en www.merosystem.com

3. Promesas de valor

Promesa

 

4. Funcionalidades

1-2

Un primer grupo de funcionalidades de MERO permite que la gestión de la información sea integral. En el módulo de gestión de cuestionarios, en el cual se integran múltiples estándares y requerimientos de información para crear un único cuestionario, que se distribuye a los diferentes equipos de la organización y se asigna un flujo de aprobación (alguien diligencia, alguien revisa y alguien aprueba para cada tema). Este cuestionario, permite el ingreso de información cualitativa y cuantitativa, con preguntas numéricas, descriptivas y de selección, y se complementa con la opción de anexar soportes para las respuestas.

2-1

El segundo grupo de funcionalidades permite realizar un proceso confiable y trazable desde la fuente de los datos, con opciones para ver información histórica, manejar eventos periódicos (mensuales, trimestrales o anuales) y hacer las auditorías necesarias. Además, la funcionalidad administrativa facilita el seguimiento al proceso y la comunicación entre usuarios. Con el módulo de analítica, se permite visualizar de manera dinámica la información almacenada. El sistema cuenta con el acompañamiento de un equipo de soporte para resolver dudas sobre el sistema.

 

Funcionalidad3

El tercer grupo de funcionalidades mantiene la información completa, no solo en español, sino también en inglés haciendo uso de un motor de traducción automática de Amazon. El almacenamiento se realiza en la nube, con un almacenamiento independiente, con una base de datos es exclusiva para cada cliente (ver Política de seguridad en la nubre). MERO además permite la integración con sistemas internos y externos a través de API's. Por ejemplo, si se tiene un indicador en un ERP o en algún otro sistema transaccional interno que se encuentre adecuadamente estructurado y estable, MERO puede configurarse para tomar esa información y alimentar la base de datos de forma automática. Este mismo proceso se realiza con plataformas externas que se encuentren adecuadamente estructuradas y estables, lo cual permitirá alimentar la información de forma automática.

5. Características como Software as a Service

As-a-service

MERO es un sistema que se adquiere como software as a service, con todos los beneficios que este modelo ofrece. La información siempre está segura y disponible, en un sistema actualizado y en buen funcionamiento, que además es fácil de usar y se puede parametrizar en cada compañía, y no requiere inversiones en desarrollo o infraestructura adicionales (aplican excepciones).

6. Implementación

implemetación

Fase 1: Parametrización: Lo primero es entender cuáles son los estándares, iniciativas e indicadores propios que la compañía quiera gestionar. Con esto definido, correlacionamos la información y creamos un único cuestionario, con el cual se parametriza el sistema.

 

Fase 2: Luego definimos con qué frecuencia va a ser el proceso de recolección y divulgación de información (si va a ser anual, trimestral o mensual), y distribuimos el cuestionario a los equipos, definiendo los encargados de diligenciar, revisar y aprobar. 

 

Fase 3: Después de iniciar el proceso de recolección de información, definimos cómo vamos a analizar y a consumir esa información, creando reportes dinámicos en la herramienta de inteligencia de negocios, configurando las plantillas para la descarga de los datos y realizando la integración con los sistemas externos. 

 

Gestión del cambio: Durante esta implementación, realizamos un proceso de gestión del cambio, el cual contribuye a interiorizar el sistema y su uso en los equipos involucrados de la compañía.

 

7. Planes

Hemos diseñado planes de suscripción que se ajustan a las diferentes necesidades que puedan tener las organizaciones. Principalmente, lo que varía es la frecuencia de los procesos de recolección y divulgación de información, el número de iniciativas y estándares que se integran en el cuestionario, el número de puntos de datos y las horas de soporte. Su compañía puede partir del paquete que más se acerque a su necesidad y luego irlo complementando con las opciones adicionales disponibles.  Ver: www.merosystem.com/precios

8. Servicios de soporte (incluidos en los planes)

8.1 Paquete básico de gestión del cambio:

El plan plus y premium de MERO incluyen un paquete básico de gestión del cambio, mediante el cual se busca facilitar el proceso de implementación en cada organización. Esto incluye:

  • Elaboración de hasta 5 tutoriales cortos, personalizados, sobre el funcionamiento del sistema.
  • Acompañamiento en 1 Webinar de hasta 2 horas para el lanzamiento del sistema.
  • Hasta 4 horas (en total) de acompañamiento en estrategias de gestión del cambio (concursos, incentivos, desarrollo de piezas de comunicación, entre otras). No incluye el diseño ni ejecución de las piezas.
  • Hasta 4 horas (en total) de entrenamiento especializado para super-usuarios del sistema, al inicio de la parametrización. Las siguientes horas de entrenamiento se cargarán a las horas de soporte incluidas en los planes.

 

8.2 Soporte:

 

8.2.1 Alcance. El soporte incluido en los planes de MERO estará enfocado a la usabilidad del sistema. Será un soporte de medio y no de resultado.

 

8.2.2 Proceso. El soporte se realiza con un agendamiento previo, siguiendo los canales de atención definidos con cada cliente. Las citas se harán virtuales, en horario laboral. Nota 1: El soporte tecnológico es aparte y está incluido en todos los planes (ver Acuerdo de nivel de servicio).

 

8.2.3 Tipologías. Las tipologías de soporte incluidas en los planes son:

  • Ajustar la parametrización durante el periodo del servicio.
  • Re-parametrización del sistema, cuando el alcance exceda el límite definido “Condiciones generales”.
  • Revisar y validar los flujos de aprobación.
  • Resolver preguntas sobre las funcionalidades y usabilidad del sistema.
  • Generar y realizar ajustes en los tableros de Power BI, en caso de que el plan elegido incluya esta funcionalidad.

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